Dúvidas LGPD – Perguntas e Respostas

Para facilitar o entendimento sobre o papel do DPO e a aplicação da LGPD no dia a dia da cooperativa, a Unimed Porto Velho disponibiliza este FAQ com as perguntas e respostas mais frequentes, apresentadas em formato de texto logo abaixo.

Perguntas e Respostas Gerais

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
Estou criando um novo formulário, planilha ou sistema que coleta informações de pessoas?	Sim.	Acione o DPO antes de colocar em produção.
Vou compartilhar dados de beneficiários, cooperados ou colaboradores com terceiros?	Sim.	Solicite análise contratual e elaboração da matriz de compartilhamento.
Estou alterando um processo que trata informações pessoais (ex: admissão, cadastro, auditoria)?	Sim.	Comunique o DPO para avaliação de riscos.
Vou usar imagens, vídeos ou depoimentos de pessoas em campanhas?	Sim.	Acione o DPO para coleta das autorizações de uso de imagem e aprovação da divulgação nas mídias sociais.
Tenho dúvida se envolve dado pessoal?	Sim.	Sempre que houver dúvida, acione o DPO.

1️. Núcleo Assistencial e Hospitalar

(Áreas: Enfermagem, Laboratório, Imagem, Internação, Farmácia, SADT, Prontuário Eletrônico, Corpo Clínico)

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
O setor vai criar um novo formulário de atendimento, ficha de triagem ou prontuário?	Sim.	Acione o DPO antes de colocar em uso. Pode envolver coleta excessiva ou duplicada de dados sensíveis (saúde).
Algum novo sistema ou planilha vai registrar informações clínicas, resultados de exames ou condutas médicas?	Sim.	Sempre acione o DPO. Dados sensíveis exigem mapeamento e registro do tratamento.
Estamos pensando em compartilhar dados de pacientes com outra instituição (ex: laboratório de apoio, clínica parceira)?	Sim.	Deve existir contrato com cláusulas específicas de proteção de dados e registro da matriz de compartilhamento.
Vamos utilizar câmeras em áreas internas (UTI, leitos, corredores)?	Sim.	Pode envolver imagem e, possivelmente, dado sensível. Solicite análise do DPO antes da instalação.
O médico cooperado quer usar dados de pacientes em um estudo, artigo ou apresentação?	Sim.	É necessário anonimizar as informações e obter autorização do Comitê de Ética.
A unidade pretende adotar biometria para registro de presença de pacientes, acompanhantes ou profissionais?	Sim.	A biometria é dado sensível e requer base legal específica e medidas de segurança reforçadas.
Vamos integrar sistemas com outras Unimeds ou prestadores para agilizar cadastros?	Sim.	Requer análise de compartilhamento, contrato específico e verificação de segurança da interface (API).

2️. Núcleo Administrativo e Operacional

(Áreas: RH, Financeiro, Jurídico, Marketing, Ouvidoria, Regulação, Compras, Tecnologia, Auditoria Interna)

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
Vou criar um novo processo interno que envolva colaboradores, cooperados ou beneficiários (ex: cadastro, auditoria, contratação)?	Sim.	Acione o DPO antes de iniciar. Trata-se de operação de tratamento de dados pessoais.
Pretendo enviar e-mails, SMS ou mensagens de WhatsApp para cooperados ou beneficiários?	Sim.	Sempre acione o DPO. A comunicação requer base legal adequada e política de consentimento vigente.
Estou contratando uma empresa terceirizada que terá acesso a informações de pessoas?	Sim.	Antes da contratação, deve haver cláusulas específicas de proteção de dados e realização de due diligence.
O RH vai coletar dados de saúde de empregados (ex: exames ocupacionais, PCMSO, CAT)?	Sim.	São dados sensíveis e exigem medidas de segurança reforçadas, além da minimização do tratamento.
O setor financeiro vai compartilhar planilhas com dados bancários de prestadores ou colaboradores?	Sim.	Deve utilizar canal seguro, acesso restrito e autorização formal do responsável.
O jurídico vai acessar dados de pacientes em ações judiciais?	Sim.	Deve observar o sigilo profissional, a finalidade específica e o princípio da necessidade mínima.
Vai haver revisão contratual com cláusulas de LGPD?	Sim.	O DPO deve validar os padrões contratuais e a matriz de responsabilidades.

3️. Núcleo Cooperativo e Estratégico

(Áreas: Relação com Cooperados, Conselho Técnico, Marketing Institucional, Eventos e Compliance)

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
Pretendo enviar comunicações ou campanhas aos cooperados (ex: informativos, convites, e-mails)?	Sim.	Sempre acione o DPO. É necessária avaliação da finalidade, base legal e política de consentimento.
O Conselho ou a Diretoria vai implantar um novo programa, aplicativo ou sistema interno para gestão dos cooperados?	Sim.	Antes de implantar, acione o DPO. Trata-se de aplicação do Privacy by Design: deve incluir controle de acesso, registro de logs e avaliação de riscos.
Vamos realizar um evento com fotos e vídeos de cooperados, pacientes ou colaboradores?	Sim.	Envolve uso de imagem e requer consentimento formal e política de uso aprovada pelo DPO.
O Comitê de Ética ou o Conselho Técnico vai analisar prontuários ou dados clínicos de cooperados/pacientes?	Sim.	Deve respeitar o sigilo profissional e garantir uso estritamente ético e técnico das informações.
O setor de compliance vai fazer investigações internas que envolvem pessoas identificáveis?	Sim.	Exige base legal adequada, registro formal do tratamento e confidencialidade assegurada.

4️. Núcleo de Tecnologia e Inovação

(Áreas: TI, Desenvolvimento de Sistemas, Integrações, Automações, Suporte e Segurança da Informação)

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
Vamos desenvolver ou integrar um sistema que trata dados pessoais (cadastros, login, relatórios)?	Sim.	Antes de iniciar, acione o DPO. A área de privacidade deve participar da concepção (Privacy by Design).
Vamos armazenar dados em nuvem?	Sim.	É necessário avaliar o fornecedor, o país de hospedagem e as cláusulas contratuais de proteção de dados.
Houve incidente de segurança, perda de planilha, vazamento ou acesso indevido?	Sim.	Acione imediatamente o DPO, que coordenará a resposta e a notificação à ANPD e aos titulares, se aplicável.
Pretendemos usar IA, automação ou algoritmos com dados de pacientes ou colaboradores?	Sim.	Deve haver análise de vieses, finalidade e base legal antes da implementação.

5️. Núcleo de Comunicação e Imagem Institucional

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
Vamos divulgar histórias reais de pacientes ou colaboradores?	Sim.	Antes da publicação, deve haver consentimento específico e controle de exposição.
Usaremos dados estatísticos ou casos reais em materiais de marketing?	Sim.	É necessário anonimizar os dados e adotar cuidado com inferências que possam identificar pessoas.
Faremos campanhas internas com fotos/vídeos de equipes?	Sim.	Exige termo de autorização de uso de imagem validado pelo DPO.

6️. Núcleo Jurídico e Regulação

Pergunta	Resposta	Ação Necessária
Há pedido judicial ou administrativo que envolva dados de pacientes?	Sim.	Sempre acione o DPO, que orientará sobre os limites e as condições de compartilhamento.
Recebemos notificação da ANPD, Ministério Público ou Procon sobre dados pessoais?	Sim.	Acione imediatamente o DPO, que é o canal formal de resposta e registro do incidente.
O jurídico vai revisar contratos com fornecedores de TI, marketing ou auditoria?	Sim.	O DPO deve revisar as cláusulas de confidencialidade, segurança da informação e conformidade com a LGPD.

Em caso de dúvida, entre em contato com:

Graciela Oliveira Costa – Encarregada de Proteção de Dados (DPO)
encarregadalgpd@unimedportovelho.coop.br

Unimed Porto Velho – Protegendo dados, fortalecendo confiança.